Los consejeros delegados (CEO) sin despacho cada vez son más frecuentes y su trabajo o el resultado del mismo no debe verse afectado por ello. Al contrario: a mayor optimización y adaptación del entorno en el que se desarrollan las actividades, mayor productividad, y la idea de que el despacho transmita la identidad de la empresa y no la personalidad del CEO es fundamental. Un buen ejemplo de ello son los despachos de los directivos más influyentes del mundo de la tecnología. Más noticias en la revista gratuita elEconomista Franquicias y Emprendedores
Los tiempos en los que el tamaño de los despachos era directamente proporcional al grado de jerarquía en las compañías ha terminado. Hoy, en el diseño de una oficina priman más cuestiones como: ¿cuánto tiempo estás en la oficina, cómo colaboras con tu equipo, qué tipo de espacio necesitas? Ahora lo realmente importante en una oficina es su capital humano, y en base a ello se diseña la oficina.
El modelo de oficina tradicional está obsoleto; las empresas están modificando sus formas de trabajar, y éstas requieren espacios diferentes. Pasamos de sentarnos en el mismo puesto de trabajo cada día, durante toda la jornada laboral, a una forma de trabajar autónoma en cuanto a espacio y tiempo, en la que priman los resultados por encima del control y la presencia en la oficina.
Cambia la cultura empresarial
Han cambiado las culturas empresariales, hoy son más abiertas y horizontales, y la tecnología nos permite trabajar hoy desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Las nuevas culturas empresariales van unidas a conceptos de trabajo flexible. Y éste necesita un espacio que lo apoye e impulse. Si queremos hacer las cosas diferentes, necesitamos un ambiente distinto. Es muy difícil ser creativos, innovar y cambiar los modelos tradicionales cuando el diseño de la oficina no ayuda a ello.
El modelo tradicional además no es sostenible debido al mal uso del espacio. Cerca del 40% de los puestos están vacíos durante muchas horas e incluso días, mientras los espacios de reunión están saturados.
Y ¿por qué tipo de oficina ha sido sustituido? La oficina se planifica hoy en función de la presencia real de los empleados frente a la asignación tradicional: un trabajador, un puesto de trabajo.
Por esta razón, cada vez más empresas recurren al sistema de no territorialidad como alternativa a los cargos personalmente asignados. Los empleados no tienen un puesto determinado, sino que se les asigna uno cuando acuden a ella según la tipología que necesiten y la disponibilidad que haya en ese momento.
Diseño y espacio
El modelo de oficina cambia, y no sólo a nivel del número de despachos y ocupaciones o de su tamaño. Varia también su diseño y la propia manera de utilizar el espacio: se le han dado nuevas funcionalidades, por ejemplo, un área de descanso es también un lugar ideal para celebrar reuniones informales con sus colaboradores o para estar concentrado. Es decir, surgen espacios complementarios a los puestos de trabajo tradicionales para fomentar las actividades a las que ahora se va a la oficina.
Mientras el número de despachos disminuye en torno a un 60%, las zonas de interacción son los espacios que más se están demandando en los diseños de las oficinas actuales.
Por una parte, están los lugares de trabajo en grupo, que suelen ser flexibles y adaptables, y varían según las necesidades de cada momento. Muchas empresas optaron por implantar este tipo de cargos por el ahorro asociado a la reducción del espacio, pero lo cierto que ese tipo de configuración también ha arrojado beneficios inesperados, desde un incentivo de colaboración entre empleados, a la reducción del correo interno o el aumento de la creatividad.
Y, por otra parte, tenemos los espacios de comunicación informal o de valor añadido, que en estos momentos son los que más auge están experimentando.
Situaciones insalvables
Evidentemente existen situaciones insalvables, como es el hecho de que un CEO que necesite realizar numerosas llamadas privadas, o que tenga reuniones constantes, requiera un espacio personal disponible. Y para ello, las oficinas disponen de espacios que facilitan cada tipo de actividad.
En la oficina actual vemos ya cómo conviven los puestos asignados con las áreas no territoriales; salas de proyectos para el trabajo en equipo, con las zonas para el trabajo concentrado individual; los Phone Box para el trabajo confidencial con las zonas de colaboración compartidas; y los despachos con las áreas de colaboración informal y los espacios de relax.
El espacio de trabajo es un activo infrautilizado por las organizaciones que, adecuadamente planteado, puede ayudar a las empresas en sus objetivos de negocio, reduciendo costes, aumentando la motivación o productividad de los empleados y mejorando la imagen de marca.
Por último, se puede conseguir una reducción de costes inmobiliarios de más un 40%, debido a la racionalización de los espacios. Además, la búsqueda de ahorros vía racionalización de los espacios no es la única razón para la implementación de nuevas formas de trabajar. El trabajo y la oficina flexible se traducen en incrementos de la productividad global superiores a un 20%. El 75% de los empleados dicen que el trabajo flexible aumenta la satisfacción y mejora el equilibrio de la vida laboral-personal, y esto se traduce en términos económicos.
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