Muchos trabajadores cuando se les convoca a una reunión de trabajo creen que será una pérdida de tiempo. Es cierto que en las empresas tienen la necesidad de hacer reuniones, son necesarias para marcar directrices de la compañía, conseguir metas, hacer equipo, etc. El objeto o motivo para hacer reuniones es muy variado, son una herramienta de control y comunicación corporativa. Para conseguir que la reunión sea un éxito hay que planificarla con antelación. Hay que tener en cuenta una serie de recomendaciones.
1.- Prepara la reunión. Además de demostrar que sabemos de lo que estamos hablando, hay que interesarse por temas que vayan surgiendo en las intervenciones, es necesario llevar los puntos a tratar estudiados con antelación.
2.- Cuida el vestuario. Elegir un vestuario adecuado para la ocasión. En algunas empresas existe un código no escrito sobre la vestimenta.
3.- Ser Puntual. Llegar a la hora marcada. Si se llega tarde, disculparse y dar una breve explicación a los asistentes.
4.- Saluda a los asistentes. Hay que ser educado, por ello hay saludar y presentarse, informar del cargo que tenemos en la empresa.
5.- Elige el sitio adecuado. Escoger un lugar de fácil acceso para todos, informar de la hora, es importante cuidar aspectos de la sala: que sea insonorizada, que tenga una buena temperatura ambiental, mobiliario cómodo, con buena luz.
6.- Ser activo. Las intervenciones deben ser claras, concisas, aportando ideas y soluciones, ir directamente al objetivo.
7.- Cuida tu lenguaje no verbal. Hay que estar atento a la comunicación no verbal, los gestos que realizamos, intentar trasmitir una actitud positiva en todo momento, evitar la gesticulación excesiva.
8.- Escucha con interés. Cuando surjan interlocuciones, se debe fijar la mirada en la persona que está hablando, estar atento a ella, no desconectar la atención.
9.- Respeta los tiempos. No cambiar el orden de la reunión, si se necesita más tiempo en punto determinado o se va hacer alguna variación, avisar con tiempo.
10.- Mantén un ambiente positivo. En toda reunión se debe mantener un clima cordial, abierto a nuevas ideas, respetar las intervenciones del resto de los asistentes a la reunión.
11.- Se resolutivo. Antes de empezar la reunión se debe saber cuál es el objetivo a conseguir, se tendrá que negociar una o varias veces, hay que estar preparado, no es una cuestión de imponer nuestras ideas ni atacar para defenderla.
12.- No te ausentes sin motivo. En el caso de no poder asistir o de suspender la reunión se deber explicar porque se suspende o explicar la necesidad de ausentarse a todos y cada uno de los participantes.